Прошить в 3 дырки

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки

Прошить в 3 дырки

В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке. А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все. Существуют определенные правила, которым необходимо следовать, чтобы бумаги были правильно оформлены.

Почему необходимо прошивать бумаги?

Интересуясь тем, как правильно прошить документы, можно задуматься, а нужно ли это вообще делать? Конечно, многим может показаться, что прошивка – это старый и несовременный способ обработки бумаг. И тем не менее на сегодняшний день это действенный вариант приведения документов в надлежащий вид.

К самому процессу необходимо относиться очень ответственно и скрупулезно. Одно дело, если бумаги будут использоваться только вашей фирмой, и совсем иной вопрос, если они будут подаваться в какую-нибудь инстанцию.

Многие структуры очень придирчиво относятся к оформлению документов, поэтому неправильно подшитые бумаги могут стать поводом для отказа в их приеме.

Кроме того, плохо оформленные дела попросту могут рассыпаться, а это может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы, которые состоят из двух и большего количества листов, должны быть обязательно прошиты. Давайте рассмотрим более подробно, правильно?

Инструменты для работы

Для того чтобы правильно и красиво выполнить работу, нам понадобятся инструменты: иголка, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.

Методика обработки документов имеет давнюю историю и менялась на протяжении веков. Но и в настоящее время этот вопрос актуален даже в условиях современных технологий. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить. Существует несколько вариантов скрепления бумаг. Можно прошить документы в 3 дырки или в 4. В нашей статье мы рассмотрим оба способа.

Подготовка документов

Перед тем как прошивать документы, их необходимо подготовить надлежащим образом. Листы необходимо освободить от всех скрепляющих материалов (скоб, скрепок), после чего необходимо позаботиться о том, чтобы все они были правильно пронумерованы.

Справедливости ради стоит отметить, что нумерация является очень важным элементом любого документа. Дело в том, что при заверении бумаг необходимо указывать количество страниц.

Как правило, нумерация ставится в верхнем правом углу листа Всегда нужно помнить основное правило оформления, которое гласит, что нумеровать необходимо не странички, а листы документов.

А вот опись не входит в нумерацию.

Теперь, когда все бумаги подготовлены, необходимо сложить их стопкой в нужном порядке.

Составление описи

Говоря о том, как прошивать документы, необходимо вспомнить о том, что любое дело должно иметь опись, в которой содержится следующая информация:

  1. Название.
  2. Дата составления данной описи.
  3. Краткая аннотация.
  4. Сама опись. Как правило, это таблица с указанием порядкового номера, названия документа и даты, количества бумаг.
  5. В конце ставится подпись и Ф.И.О. того человека, который оформлял документы.

Прошивка бумаг в 3 дырки

Когда все подготовительные этапы пройдены, можно переходить непосредственно к самому процессу. Давайте пошагово разберем, как прошивать документы в три дырки.

Бумаги необходимо сложить в виде ровной стопки. С левой стороны на полях следует проколоть три отверстия. Сделать это можно при помощи шила или же при помощи дырокола. Отверстие лучше всего делать, отступив на 1,5 сантиметра от левого края. Отступ делается для того, чтобы документ можно было читать после прошивки. Чтобы отверстия получились ровными, удобно пользоваться дыроколом.

Все три дырочки должны находиться на одной линии, расстояние между ними не должно превышать трех сантиметров. Среднее отверстие должно располагаться на середине листа.

Приводим пошаговую инструкцию, как прошивать документы (фото приведено в статье):

  1. Иглу пропускаем через среднее отверстие, а конец нити оставляем на обратной стороне.
  2. Далее продеваем иглу в верхнюю дырочку. Оба кончика нити очутились на одной стороне.
  3. Продеваем иголку в нижнее отверстие, чтобы она вышла на лицевую сторону.
  4. Вновь опускаем в среднее отверстие. Теперь, когда нить прошла все дырочки, ее необходимо завязать на тыльной стороне документов на узелок. При этом нужно оставить кончики длиной пять сантиметров. На узелок сверху необходимо наклеить заверительную записку.

Второй способ прошивки

Можно прошить документы в 4 дырки. Делается это достаточно просто. Необходимо пробить четыре отверстия по одной прямой.

А далее прошить стежками бумаги, начиная от первого отверстия, оставив при этом кусок нити на тыльной стороне. Как и в первом случае, узел заклеивается. Рекомендуется прошивать документы дважды, чтобы обеспечить большую прочность.

Как прошить документы для налоговой?

Очень часто организации предъявляют свои требования относительно оформления документов. В этом отношении налоговая не является исключением. Бумаги должны быть оформлены таким образом, чтобы не было причин отказать в их приеме.

Бумаги скрепляются в три прокола. Расстояние между отверстиями должно составлять три сантиметра. Сшивают документы капроновой нитью или шпагатом. Дело опечатывается: наклеивается бумага 3 х 5 см, при этом кончики нитки должны остаться свободными, а на ней ставится заверительная подпись и печать. А вот бухгалтерскую отчетность следует сшивать в 5 отверстий, а узелок заклеивать

Заверительная надпись

После того как документы полностью подготовлены и прошиты, нужно оформить заверительную надпись. Для этого нужно взять лист бумаги, размером 4 сантиметра на 6. На нем пишется фраза: «Прошнуровано и пронумеровано… (указывается количество) листов».

Количество листов указывается прописью и цифрами. Далее обязательно указывается должность того человека, который оформлял дело, ставится его подпись и дата. Такую этикетку наклеивают поверх узелка, а концы нитки оставляют свободными.

Сверху ставится печать, которая должна частично располагаться на записке, а частично на самом деле.

Заверительная надпись должна быть оформлена надлежащим образом, поскольку именно она говорит о том, что бумаги неприкосновенны. В том случае, если нарушается целостность дела, видно, что надпись повреждена.

Способы прошивки

Прошить документы можно несколькими способами:

  1. Нитью и иглой можно воспользоваться в том случае, когда документ имеет небольшой объем.
  2. При помощи дырокола и нити. Такой способ подходит для более объемных дел.
  3. С помощью дрели и шуруповерта. Такой вариант подходит только для очень большого объема документов.
  4. В типографиях используют автонумератор и переплетный станок. Услугами профессионалов можно воспользоваться в том случае, если необходимо обработать большое количество бумаг в сжатые сроки. Архивы и типографии прекрасно справляются с подобными заданиями, оформляя все быстро и правильно.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели основные принципы сшивания документов. Однако стоит помнить о том, что каждая инстанция имеет свои взгляды на правила обработки бумаг. Нюансы могут возникнуть относительно нумерации страниц или заверительной записи.

Поэтому рекомендуется предварительно уточнить требования той организации, в которую вы планируете подавать бумаги. Особенно стоит обращать внимание на пожелания налоговой. Иногда ее сотрудники требуют присутствия описи документов в виде отдельного листа. А готовые бумаги рекомендуют подавать в папке.

Знание таких небольших нюансов позволит избежать проволочек.

Источник: https://1skidka.com/page.php?id=38919

Как правильно сшить документы нитками и заверить их

Прошить в 3 дырки

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка  документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

(21 голос., 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-shivat-dokumenty.html

Бизнес и право
Добавить комментарий